管理人はつらいよ　　　
マンション管理最前線

ＦＡＸを間違えたところに送信してしまった　個人情報ばら撒き

2014/1

　　会社のほうから、「緊急通告」が来ました。その内容は。

　「マンション住民の個人情報満載のＦＡＸ文書が、間違えて、全然関係のない番号に送信してしまい、第三者に情報が漏れてしまった。ＦＡＸを送信する際は、相手の番号をしっかりと確認してから送れ」というものでした。

　この手のミスって、よくあります。この管理室のＦＡＸ機にも、以前、「これって、その会社の機密情報だろ？」っていうすごい文書が誤送信されてきたことがあります。
　私自身もあります。ミス送信先が、よく知っている会社だったので、「管理人さん。お宅、間違えて送信してきたよ」と、すぐに電話がかかってきて、ミスに気づきました。この時は、個人情報が流出したりせず、助かりました。

　おそらく、今は、どこの会社でも、「ＦＡＸの誤送信対策」というのを、「送信は必ず２名で行なう」とか「送信前に上司に確認する」とか、そういうのを会社として決めて、全従業員に通達していると思うのですが、いい加減なマンション管理業界では、「しっかり確認しろ」程度のことしか言って来ません。

　そこで、私としては自分独自で、こんな対策をしております。ＦＡＸ文書の文章の内容に関することです。

「マンション名は略称で書く」・・・「グランドクエスト埼玉」であれば、「ＧＣ埼玉」とかにします。
「住民の氏名は書かない」・・・「908号室のＫさん」とか書きます。
「住民の電話番号は書かない」・・・電話番号を伝える時は、ＦＡＸを使用せず、電話で行ないます。

こんな対策をし、かつ、「銀行の口座番号とか、これは、漏れたらまずいなあ」という物に関しては、急がないものであれば、昔ながらの「封書」で郵送しています。

　図面とか、見積書とか、ややこしいものは、やっぱりＦＡＸが便利ですが、「503号室の岡元さんの子供が交通事故にあった」とか、そういうのは、情報漏洩が怖いので、電話のほうがいいかもしれません。誤送信とか考えると、なんか、時代に逆行したほうがいいのかもと思っています。便利なようで不便な世の中だなあ。