マンション管理最前線
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| 住民表 えんま帳 ＣＩＡ管理人 |
ある程度この仕事に慣れてきた時から、今に至るまで、「いつか作りたいなあ」と思っている秘密のものがあります。居住者・組合員の詳細な情報を記した表です。いわば、マンション住民のえんま帳のようなものです。
「入居者一覧表」というのは作ってあるのですが、これは１枚の紙にまとめてパッと見られるように、ここには最低限のことしか書いていません。部屋番号、世帯主氏名、電話番号 （賃貸の場合は所有者の氏名、電話番号も）、だけです。これは、管理人室内の外から見えないところに貼ってあり、自分はいつでも簡単にみることができるようにしています。管理人室内には、この他にも「駐車場利用者一覧表」「自転車置き場一覧表」「バイク置き場一覧表」「役員一覧表」「ペット会会員名簿（きちんと更新してくれないため不十分な情報しかない）」「宅配便荷物を預かってはいけない部屋一覧」・・・などの様々な表があります。
私が作りたい「住民表」というのは、こういった様々な情報をすべて一括して掲載するものです。世帯主名だけでなく家族の名前もすべて載せたいです。（同姓の人がいる場合、個人を特定するには下の名前が必要です。世帯主＝父親だけの名前だけでは不都合なことがよくあります。また、同棲や内縁状態の場合、世帯主とは違った姓で荷物が届くこともあり混乱します） また、在日朝鮮人の場合は、本名が「李さん」でも、お歳暮は「新井さん」宛で届く場合もあり、ややこしいです。
上記項目の他にも、「部屋ごとの管理費・修繕積立金の金額」「管理費等引き落とし口座番号」なども有効です。賃貸にしている場合は、管理を任されている不動産業者の連絡先も入れておきます。その他、知りうる情報はなんでもかんでも、部屋番号別にまとめた表に入れたいと思っています。過去の履歴も入れておくと便利です。例えば、「１０１号室 2000年度理事長」と書いておけば、この人が過去に理事長を経験した人だということがすぐにわかります。また、賃貸とか売買などで居住者が何代か代替わりしている場合は、過去の記録を全部記載しておきます。扱い不動産業者名も入れます。異動の年月日、異動先の連絡先も入れておきます。できれば、「２３００万円で売却」などのデータも欲しいです。「リフォーム工事の記録」や「湯沸かし器を何年に交換した」などの設備面の記録も、あとあとで、水道関係の大規模修繕の時などに有効です。
また、「管理費の滞納記録」「過去に何かトラブルがあった時の内容、対処結果」「ゴミ出しのマナー違反を注意したことがある」なども入れます。加えて、私が感じた人物描写も加えます。「一見おとなしいが、怒ると怖い」「見ていないようで、毎日管理人室を覗き込んでいる」「ＡさんとＢさんは仲が悪い」のようなものです。過度のプライバシーに関することは不要ですが、管理人として住民とつきあっていくうえで有益なものは入れます。
とにかく、たくさんの情報を盛りこみ、”これ１冊あればなんでもできる、他は不要”、のようなものを作りたいのです。駐車場の車やバイクは写真付で掲載します。現時点では無理ですが、将来防犯カメラが設置されれば、住民個々の顔写真を加えることも可能かもしれません。
これは理事長にも見せられないような、トップシークレットの書類になるかもしれません。保管方法も重要です。本来作ってはいけないものかもしれませんが、ただ、こういうものがあると仕事がすごく楽になります。それにいつか私が幸運にも転職できて（もしくはクビになって）、ここを去るときに、新しく就任する人にとっては、とてもありがたい情報になるはずです。すぐに仕事に慣れることが可能になります。管理人業務を覚えるより、住民を覚えるほうが大変ですから。
プライバシーに関する項目を取り除いて理事長さんに渡せば、「うわ〜、便利だなこれ」と喜ばれるかもしれません。
でも、大変な作業なんで、いつできるかはわかりません。それに、内容更新も頻繁にやらねばならず、維持管理も大変です。やっぱ、無理かなあ。
ただ、組合で正式に管理人室用パソコンを買ってくれて、個人情報管理ソフトでも入れてくれれば簡単かもしれません。セキュリティは重要ですが。
2004/10