マンション管理最前線
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マンション管理最前線
| 議事録の書き方いろいろ |
「理事会や総会の議事録はどのように書いたらいいのか？」
理事会や総会の議事録を見ると、そのマンションの管理の質（管理組合の質）というものがある程度わかります。それだけ、議事録というものは大事なものです。
当マンションの場合をまず説明しましょう。
○理事会開催の案内（案件掲載）は、役員のみにしかしない。掲示板に貼らないので一般組合員は理事会が開催されていることも知らない。
○議事録は、役員の中の「書記担当」が作成。それも、できあがるのに３週間以上かかる。ひどい場合は翌月の理事会開催後にできたりする。そして、一般組合員へは配布しない。それどころか、どうやら役員にも配布していない様子。議事録は作成されると理事長が書庫に入れて終わりみたいです。当然、管理人にも配布されないので、何が起きているのか私も知らない。フロントマンにはコピーが渡されているみたいだが、「私にもコピーしてくれよ」と頼んでも、なぜかくれない。しかたがないので、理事長に頼んで、「理事会の次の日に、メモ書きでいいですから、結果を教えてください」と懇願し、今は、電話やメモで情報を得ることができるようになった。開催前にも、「今度の理事会では何が話題になるんですか」とあらかじめ聞いておくようにしているため、ある程度、「管理人の意見」も伝えることができるようになった。（以前と比較すると、これでもずいぶん進歩）
議事録は集会室の重要書類保管庫の収納されるが、その鍵は理事長しか持っていない。つまり、今までに一度も議事録を見たことがない。ただし、総会議事録だけは、「管理組合財産の銀行口座の理事長名変更手続き」の際に銀行に見せなくてはいけない（＝この人が新しい理事長になったということを証明する為。総会では必ず次期役員選出の議案がある）ために、手にすることができる。ついでに中身を拝見する、議案の番号の羅列（議案の項目すら書いていない）と「賛成多数で可決」しか書いてない。賛成票が何票あったのかもわからない。もちろん、議論の内容なんか皆無です。
とにかくお寒い現状です。
＜その他のマンションにおける、理事会議事録のひどい例＞
○日付と決議事項しか書いてない。
○時間・場所も書いてない。
○誰が出席したのか書いていない。
○出席者の人数も書いていない。（理事会の成立要件＝”理事の半数以上が出席”を満たしていない可能性もある）
○議論の内容が書かれていない。決まったことのみ箇条書きで記されている。誰が何を言ったのかわからない。
○可決事項は賛成何名・反対何名で可決されたのかわからない。
○議事録に出席役員３名分の認印がない。（”総会議事録に準じる”とあるので、理事長を含む３名の役員の署名捺印が必要）
○できあがった理事会議事録は本棚に直行。役員にも配布しない。一般組合員には、理事会の内容を発表しない。
○議事録をきちんと保管していない。
理事会議事録というのは、「こう書くといいですよ」という雛形がなく、「他のマンションの議事録を見る機会なんかないよ」という状況では、「何が標準なのか？」「どう書けばいいのか？」、わかりにくいものです。このため、理事会運営を管理会社任せにしているマンションでは、議事録の作成も管理会社にやらせることが多いですが、フロントマンが「楽をしよう」「会社に都合の悪いことは隠そう」として、いい加減な議事録が作成され、それが公式資料として永遠に残るのです。というか、資料管理のいい加減な管理組合の場合、あとに残るのは「議事録しかない」ということがよくあります。
管理会社に任せると、上記のような議事録になり、けっこう議論が長時間交わされたはずなのに、議事録はたったの１ページ、なのに表紙だけは立派、なんてものになります。また、分譲会社系の管理会社の場合、「建築時の手抜き」などが指摘されても、「都合が悪いから議事録には載せない」ということがおうおうにしてあります。
もっとも、議事録云々より、「理事会を開催しない」マンションも多いですから、これが第一の問題ですけどね。
＜トホホ管理人の考える理想の議事録＞
○議事録をないがしろにしない。大事な公式記録だということを認識する。実際問題、後世に残るのは議事録だけなわけで、毎年のように役員が変わる管理組合では、”書類”だけが資料。書類に書かれていることが「事実」扱いされ、「俺はそんなこと言っていない」と後から反論しても、信頼性がない。逆に、「あの時、こういうことを言ったのに」とあとから主張しても、記録に残っていないと意味がない。その点でも理事会議事録は、重要。
○作成をフロントマンにやらせない。もともと、管理委託契約上も管理会社の業務ではない。サービスでやってるだけ。だから、ろくなものはできない。フロントマンに議事録を任せるようなマンションでは、理事会の司会進行もフロントマンにやらせていることが多く、このため、忙しくて、きちんとメモを取る事もできない。
○役員の中に「書記」職を決め、この人が会議中にメモをする。いまは、ボイスレコーダーが格安で買えるため、組合で一台購入して、毎回録音すれば、「なんて言ったっけ？」というあいまいなこともなくなり、公正な議事録ができる。タイピングのうまい人なら、報道の記者会見同様、会議をしながら、パソコンのキーボードを叩いて、その場で、簡単な議事録を作成するのも不可能ではない。
○書記が作成した下書き原稿を、他の役員が校正する。副理事長あたりが適職か？ （理事長は司会で忙しいから）
○このあと、フロントマンに目を通してもらい、管理会社しか知らないようなことを追記補正してもらう。
○完成寸前の原稿を理事長が最終チェックして、ＯＫを出す。これを公式議事録とする。
○上記のような手の込んだ作成方法だと、日数がどうしてもかかってしまうため、一般組合員に対しては、議事録ではなく、結果を箇条書きにわかりやすく掲載した”壁新聞”のようなもの（管理組合新聞とか）を、理事会開催の２〜３日後に掲示板に貼りだす。できれば、コピーして全組合員に配布する。賃貸入居者にも。
○外部に居住する組合員（自室を賃貸にしている人）に対しては、電子メール・ＦＡＸ・郵便などの手段を使用して、壁新聞を配布する。（管理費に通信費・諸経費を上乗せすべき） なお、一連の作業は管理人に押し付けることなどせずに役員自らが行なう。
○議事録は写真を載せることを考え、カラーで印刷する。
○完成した議事録は、役員に全員配布する。もちろん管理人にも。保管もきちんと行ない、「閲覧希望者」がいる場合はすぐに見せられる体制をとっておく。デジタル時代の現在、できれば、ＰＤＦファイルなどに変換して、電子的にも保管しておくことが望ましい。
◆議事録の内容に関して
○「議事録は文字だけ」という意識は捨て、ビジュアル的に理解しやすいものとする。「写真を多用する（犯罪関係や違法駐車などの案件では、証拠としても使えるように）」「工事などに関するものは図面を添付する」「工事の見積書、完成予想図、などの参考資料も議事録に添付して永久保管する。」 議事録に残さないと、たいていが紛失する。
○結論だけを書くのではなく、発言はすべて記録する。「どのような意見交換が行なわれて、こういう結果にたどりついた」という過程が第三者にわかるようにしなければならない。反対意見も記録する。決議事項の挙手は、「誰が賛成、誰が反対」ということも記録する。「１９名が全員賛成での議決」と「１０対９で可決」とでは意味合いが違う。議案によっては、「理事長は反対したが、他の役員の賛成が多く、可決された」ということも起こりうる。理事長はあとでなんでもかんでも責任を押し付けられることが多いが、「あの時、自分は反対したんです」と言い訳できる。
○工事の業者選定では、見積もりを頼んだすべての業者の資料を添付する。決定業者のものしか載せないと、疑惑の種になる。
また、一番安い業者に頼んで、結果的に失敗だった場合、何年か後に同様の工事をする場合（鉄部塗装なんか定期的にやるもの）に、「今度は、あの時の二番目の業者に頼んでみようか」と検討する資料になる。
○日時 場所 出席者氏名（遅刻、途中退席があった場合はそれも）は必ず記録する。欠席者に関してはその理由を記載する。「急病のため」といった理由であれば、「その役員は出席する気があったのに、しかたなく欠席した」と理解できる。最初からシカトしている幽霊役員とは違うことを残しておく。 一般組合員が参加した時はその人の氏名も。
○ありのままを書く。フロントマンが作成する場合、管理会社に都合のわるいことは削除されることがある。
○具体的に書く。「管理費滞納者氏名・金額」「問題住民の行動・氏名」など、実名を記載しないと意味がない。ただし、一般組合員に配布する予定の議事録作成では、「公式保管用」と「一般発表用（プライバシー上問題のありそうな場合は匿名にする」の２種類を作る必要がある。（※私の本音としては、滞納者などは実名をバンバン公表すれば、滞納はかなり解消されると思いますヨ。ペナルティがないから、図に乗って滞納を続けるんです） お金に関わるものは必ず金額を明記する。小口現金で買った「植栽剪定用の鋏」なども、金額を記録しておくと、あとあと参考になる。
○理事会は毎月開催し、その際には管理会社から「先月分の月間管理報告書」を提出させる。そして、その報告書を議事録の参考資料として、いっしょに保管する。
○住民アンケートを実施した結果などを話し合う場合は、そのアンケート結果の集計表も議事録に添付する。
○「管理人からの要望事項、報告」なども理事会の席上で発表し、これも議事録に載せる。
○「一般組合員から寄せられた意見」も、整理してまとめて記録し、「その意見に対して組合がどう対処したか」も残す。
○組合活動というのは理事会開催だけではない。理事会以外にもいろいろ活動している、これも議事録に載せて記録しておいたほうがいい。（でないと、組合として活動をしたのに、記録に残らない案件が発生する） このためには、理事会の席上で、「先月の理事会開催後から、今日までに行なわれたことを報告します」という機会を設け、その内容を議事録に残す。「”理事会だけの議事録”ではなく、組合活動を総合的に記録に残すのが議事録”という考え方」を持つと良い。
以上好き勝手なことを書きました。参考にして下さい。「そんなの無理！」とか言わないでネ。
付記：「管理組合新聞の書き方」で一言
以前、私が「管理会社変更」で微力ながらお手伝いしたマンションでは、現在毎月新聞が発行されていますが、私のアドバイス（無理矢理押し付けました）で、「管理人が何をしているか」をよく広報しています。
○「組合側から無理矢理お願いして、マナーの守られていないゴミ袋を、管理人さんがしかたなく開封して再分別してくれています。管理委託業務範囲外のことなのに、非常にありがたいです」
○「わかりやすいゴミ分別方法のポスターを管理人さんが作ってくれました。助かります」
○「マンション前道路の落ち葉は毎日管理人さんが掃除をしてくれています。また、心無い飼い主が放置した犬の糞も毎日大量にあるのですが、いつも管理人さんが処分してくれています。管理委託契約では敷地外の清掃は含まれていないのに、ありがたいです」
○「共用自転車がパンクしましたが、管理人さんが修理してくれました。委託契約外の仕事なのに」
○「管理人さんが、廊下で倒れている居住者を発見し、すぐに１１９番通報し、その場で心臓マッサージ&人工呼吸措置を施し、救急蘇生に成功し、その男性の命を救いました。組合で購入し、管理人さんに使ってもらっている携帯電話が役に立ちました」
○「台風により、テレビアンテナが倒れ、テレビが映らなくなりましたが、管理人さんが夜中にもかかわらず来てくれ、応急措置で直してくれました」
などなど。
このように、"真実""実態”を広報してくれれば、「委託契約が本当はどのようなものか」も住民がわかるようになりますし、「自分たちの知らないところで管理人さんがいかに働いているか」も知らせることができます。住民と管理人の意思の疎通にも役立ちます。何も知らせないと、マンション前の道路がいつもきれいな状態に保たれていても、住民は「当たり前」と思って、何の気にもしません。逆に、「朝、管理人に挨拶したらシカトされた」（忙しくて気がつかなかっただけかも）など、非常に細かなことで管理会社にチクリ、本当はすごくいい管理人さんなのに、やめさせられたりします。
組合の活動も、管理人の仕事も、とにかく、「みんなによく知らしめることが大事」だと思います。
2005/10
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