管理人は超つらいよ　　　
マンション管理最前線

スピーディな理事会進行

急げ！

　年度末になると、総会を視野に入れた理事会の進行になります。具体的には、「５月には総会だから、３月の理事会では予算案を決めておかなければ」といった感じで、「総会にあわせて、今日はこのことを絶対に決めないといけません」という、ちょっとタイトな会議になるのです。ですから、マンションによっては、総会前の2ヶ月だけ、「ふだんは月に1回の開催だけど、特別に月に２回開催する」というケースもあります。そうしないと、案件をさばけないからです。

　いろいろな生活サイクルの人がいるマンションで、みんなが集まって話し合う機会を作るのは、なかなか大変なことです。このマンションでも、役員総数の3分の2集まればましなほうです。他でも、「今回は半数を切ってしまったので、正式な理事会ではなく、非公式な集会になってしまった」「委任状をもらったので、いちおう理事会の体裁は整ったが、実際に出席した人数は4分の1」というお粗末なところを聞きます。年間通じて全員が皆勤賞の理事会など、どのマンションを探しても、そうはないと思います。

　そういった大切な機会ですから、会議の運営は無駄なく、スピーディにやるべきだと思います。

　でも、なんかいつもダラダラとやっているようで、「今回は決められなかった」とフロントから報告を受けることがよくあります。たしかに、今年の役員には、「揚げ足取り」「突然関係ないことを言い出して、自分のペースでまくしたてる」迷惑役員がいるので、進行は難しいのですが、理事長やフロントの運営の仕方もよくないようです。


◆事前予告が不十分
　「次回の理事会の案件は○○」といった案内が配布されるのですが、これが、タイトルの箇条書きだけで、中身がありません。たとえば、何か工事をする案件であれば、事前に、各社の見積書のコピーを役員全員に配布して、工事内容や金額を伝えておけば、理事会の席上での話し合いが早く進むのに、会議の席になってから、配布して、それに目を通してもらうようじゃ、読むだけで１０分はかかり無駄です。また、その日にいきなり読んだ資料に対して意見を求められても、すぐには出てこないし、「あの時はそういったけど、後から考えると違った」なんてこともよくあります。資料というのは、事前（最低でも3日前）に配布しておくべきもので、各役員に考える時間を与えておくことが必要です。もし、その資料を読んでこない人がいた場合は、「なんで読んでないんですか」ときつく叱ることも必要です。
　あらかじめ、資料が手元にあれば、会議の場を仕方なく欠席する人でも、「欠席しますが、自分の意見はこうです」と手紙を提出して意見を述べることも出来ます。

◆現場を見ておくべき
　例えば、鉄部塗装の案件を審議する時、「この席であれこれ言ってもさあ。実物見ないとなんとも言えないよ。今からみんなで見に行こうよ」ということがあります。この時間無駄です。また、会議が夜の場合、暗くてよくわかりません。逆に、昼間の理事会の時に、「自転車置き場の照明が暗くて、夜危ないんだけど」といった案件を審議しても、やはり、よくわかりません。こういうのは、「皆さん、事前にどこそこを見ておいて下さい」と言っておくべきです。
　特に、「隣町のＡマンションのゴミ置き場、うまい具合に改装工事したね。ああいうのを見習おうよ」といった案件の時など、理事会を中断して、往復の時間をかけて見に行くこともあるようですが、これも無駄。個人個人で見ておくべきなんです。
　ついでに、理事長やフロントは、その現場の写真を事前にちゃんと撮っておいて、引き伸ばして、理事会の席上で、「実際はこうなっています」と、説明すればいいんです。「こういう事故がありました」という案件でも、写真があるのとないのとでは全然違います。写真を有効に使いましょう。（管理室にデジカメを常備すべきです）

◆デッドエンドを決めるべき
　ずるずると、夜遅くまで会議をするマンションもあるようですが、皆さんそれぞれ予定もあるはずです。「私は9時には寝るのよ」というおばあちゃんもいるでしょう。2時間とか3時間とか時間の枠を最初に決めるべきです。そして、「今日は○○と○○のことを何時までに決定しますから、みなさんよろしく　（だから、無駄話するなよ、横道にそれるなよ）」と、会議の初めに理事長が言うべきです。そして、論議が出尽くさなくても、「時間になりましたので決をとります」と、議決すべきです。そうしないと無駄な時間ばかりかかります。

◆議事録に無駄話も記録する
　”誰それがこういう無駄な話をした”という記録を残しておき、それを役員に配布すれば、「私、こんなこと言ったのかしら」「私のせいで、話がこじれちゃったみたいね」と、反省する材料になるかもしれません。なるべくありのままの状況を記録に残しましょう。

◆フロントマンは早めにいって準備をする
　フロントのくせに、他の役員と同じ時間にやってくる人がいます。そうではなくて、早めに行って、空調を入れる、イスを並べる、ホワイトボードを設置するなどの会場のセッティングをして、配布する資料があれば、コピーをして、それぞれの席にあらかじめ置いておくべきです。

◆わがまま言うな
　夏とか冬の理事会の場合、会議が始まってから、「ねえ、のどが渇いたんだけど、理事会って私たち無償で働いてるんだから、飲み物ぐらい支給してもいいんじゃない。フロントさん、今から買ってきてよ」「あ、はい、では買ってきます」　これで、フロントが１０分間不在になり、時間をロスします。飲み物くらい、自分で持ってこい！　もしくは、最初から全員に支給するようにルールを作りなさい。　



　貴重な時間です。大事に使わなくてはいけません。

＜お願い＞　当ＨＰは閲覧に際し、購読料をとることはしておりません。有料メルマガなどもありません。でも、もし、ご協力いただけれるのであれば、アマゾンで買い物をする際は、このバナーよりアマゾンサイトに入って購入して下さい。当貧乏管理人の生活費の足しになりますので。なにとぞ、よろしくお願いします。

2006/3