マンション管理最前線
管理人は超つらいよ
マンション管理最前線
| 定期総会の時期いろいろ |
マンションの定期総会の時期というのは、ほぼ、「４月〜６月」に集中しているようです。
というのは、「会計年度が終わってから３ケ月以内に開催すること」と決まっているからです。普通の管理組合は「４月〜翌年３月」までを会計年度としているため、３月末日を持って決算とし、その後の３ケ月の間に総会を行います。「１月〜１２月」を会計年度としている場合は、翌年の１月〜３月に総会を開きます。
総会の曜日というのは昔は日曜日がほとんどでしたが、週休二日制が当たり前になってきて（管理人業界ではまだまだですが）、土曜か日曜かと変わってきました。というか、最近は土曜開催のほうが多いような気がします。これは、管理会社のフロントが、「疲れる仕事だから次の日（日曜日）は休みたい」という意思も多少働いているでしょう。ただ、管理会社の中には、それを見越して、最初から月曜日が定休日（日曜と月曜の連休）のところもあります。
休日にやるのが普通ですが、連休は避ける傾向があります。とまりがけのレジャーに出かける人が多いからでしょう。わが社の管理物件の中には、「休日にやるのが筋だろうけど、休みの日はなかなか人が集まらないし、集まってもしょうがないし」ということで、平日夜間に済ませてしまうところもあるそうです。シャンシャン総会みたいに短時間に終わるのなら、これでもいいのかもしれません。大きな集会室がないマンションの場合、近隣の公共機関の会議室などを手配するのですが、これがけっこう大変な場合（どこのマンションもたいてい同じ時期に総会をするので予約合戦になる）もあり、「平日夜間のほうが会議室を借りやすい」ケースもあるようです。
曜日はともかく、いつごろ開催するのか（４月にやるのか６月にやるのか）というのは、たいていは管理会社の都合によるものが多いです。一人のフロントが十数棟のマンションを担当している場合、日程を散らさないといけません。忙しい社員になると、「午前はＡマンション、夜はＢマンション」と１日に２件こなす過重労働の場合もあるそうです。（大変だなあ） 普通、総会となるとフロントマン１名の他に管理会社から別に１名応援要員がきます。つまり、２名以上の体制で総会にあたります。管理人が「雑用係」として駆り出されることもあります。（出席者の数とか委任状の数を数える作業も結構大変ですから） 少ない社員でこなさなければなりませんから、会社側としては「全部５月に集中」というよりも、「４〜６月にまんべんなく散らばって開催する」ほうが都合がいいのです。
３月末で決算して、４月１日から総会開催可能といえど、管理会社の決算作業には相当の日数がかかるため、４月上旬ということはまずありません。ただ、会計処理の電算化が進んでおり、昔よりは早めに準備ができるようになったそうです。早めに総会を開催するマンションは、管理会社の事務処理が迅速な「いい」マンションかもしれません。とはいえ、管理会社がいくらがんばっても、「管理費滞納者が大勢いる」ような不良マンションだと、決算作業も手間がかかり遅くなります。
そんなに扱いマンション数が多くない管理会社なのに、「毎年６月下旬に開催」となると、その管理会社はかなりルーズな会社かもしれません。会計処理に手間がかかる、総会資料を作るのが要領が悪い・・・など、無能な社員のために、早めに開催できないのかも。
さて、「６月末日までに開催すればいい」といっても、総会というのは「次年度の予算の承認をとる」ものであって、その次年度というのは、すでに４月１日から始まっています。つまり、4/1から総会開催日までの日数の間の予算というのは、「未承認状態」なのです。このため、毎年恒例低額な固定的費用はともかく、わりと大きな予算がかかるものは、この時期には執行できません。よく、「総会前になにか機械が壊れた。すぐに修理しないとまずいのだが、今年度の予算がまだ承認されていなから、修理ができない」なんていう不具合が生じることがあります。やはり、総会は早めにやるのが一番です。
ところで、これを書いている今日の日付は6/20です。ご近所のマンションでは、6/25日曜日に総会を開くそうです。ギリギリ最後の日です。そこの管理人さんは新任の人で、先週、総会案内通知を配布したそうですが、「トホホさん、案内の書類は全組合員に配布したんですが、掲示板に開催通知を張り出さなくていいんでしょうか？」と聞かれました。「そういえば、うちのマンションもいい加減だから、掲示物はないよ。２年前なんか、私には何の事前連絡がなかったから、総会が開かれたことを私は後から知ったこともあったよ」と答えました。「でも、掲示物を出して、出席を促さないと、出席率が悪いんじゃないでしょうか？ それに、賃貸部屋に関しては、外部に居住する所有者に直接郵送して開催通知を配布しますから、賃貸入居の人たちは、総会が開催されることを知る手段がありません。日ごろから組合運営に無関心な賃貸入居者がますます無関心にならないでしょうか？ 賃貸といえども、議決権はないものの、総会に出席して意見を言う権利がある、と法律で決まっているはずですが・・・・」「そういわれればそうですね。（タジタジ）」
この新任管理人さん、まじめだし、「管理業務主任者試験」の勉強をしているらしく、関係法令にも詳しいのです。でも、たしかに言われてみればそのとおりです。掲示物がないと、賃貸入居者の皆さんは、総会が行われることを知ることができません。当然、総会の議案も知らないわけで、今このマンションで何が問題になっているかもわかりません。これではますます無関心になるのは当然です。賃貸入居者といえども、同じ住民ですから、マンション内のことを知ってもらわないとよくないです。今話題の地上デジタル放送の受信機器設置工事の案件などは、外部に住むオーナーよりも、そこに住む人の問題ですし、賃貸居住者の意見を吸収する手段がないのはおかしいです。
「会社にこのことを言ったのですが、”お前には関係ない。心配するな”と怒られてしまいました。自分で開催通知を作成して貼ってもいいでしょうか？」「いや、開催通知は理事長名で出すものだから、管理人が作成するのはやっぱりまずいでしょう。まず、理事長に相談しないと」・・・・といった会話が続きました。
うちのマンションの総会はすでに終了してますが、来年度は開催通知を貼り出すようにしないとまずいなあ、と反省したしだいです。それに、開催通知を配布するのもいつもギリギリで、これじゃ出席率が低いのもしょうがないです。実際のところ、５月の「第○日曜日」と、予定日は決まってるんだから、３週間前くらいに通知してもいいんです。フロントに進言してみるけど、アイツ聞く耳ないからなあ。あ〜情けない。やる気と実行力のなさはサッカー日本代表のＦＷと同じレベルだもんね。
2006/6
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