管理人は超つらいよ　　　
マンション管理最前線

管理情報の共有ができていない管理会社

2016/2

　某経済雑誌の「マンション管理会社ランキング」で第一位になった管理会社のお話。（実話でっせ）

　その管理会社で管理しているマンションの、月に１回の理事会。たまたま、そこの担当フロントが「インフルエンザ」に罹ってしまい、「一週間休まないといけない」となり、理事会も当然欠席になりました。
　こういう時、普通の「住民感覚」であれば、「大きな管理会社なんだから、誰か他の社員が代理で来てくれて、理事会を進行してくれるだろう」と思うのですが・・・・・　　なんと、その管理会社（ランキング１位です）は、「担当フロントしか、そちらのマンションのことはわからないので、代理のものが行っても何もできません。行っても無駄なので、今回は欠席させていただきます。役員さんたちだけでやってください」と、誰も代理のものを派遣しなかったそうです。
　　普通、大手の管理会社であれば、このデジタル時代、「クラウドで情報が共有できている」とか「上司がだいたいの案件は把握してある」とか、一般の感覚ではそう思っているのですが、マンション管理会社ではそんなことはなく。そこの理事長は、「おそらく、あのフロントさんは、前日には、理事会当日の進行表（シナリオみたいなもの）やら資料をまとめてあって、すぐに持ち出せるようにしてあるはずです。そういう書類があるかどうか、机の上とか引き出しを見てくれませんか？」と、電話口の社員に頼んだそうですが、「見つかりませんね」。「エクセルのデータとか、クラウドに入ってないんですか？」とも聞きましたが、「担当者しか、担当マンションの資料はいじれないようになっていますので」と断られました。

　こんな状態なので、この時の理事会は、ただの談話会になってしまったそうです。なお、いつもは、担当フロントが、理事会会場の椅子やテーブルを並べる準備をしてくれるのに、それがなかったため、「自分たちでセッティングしないといけなかったよ。参ったなあ」と言ってました。（そういうのを管理会社に全部やらせるのはどうかと思いますけど。召使いじゃないんだから）

　よくマンション管理の「品質」のことを話す際に、マンション管理士もNPOも有名な理事長さんも、「会社よりも、フロント職員個人の資質によるところが大きい」なんてことを言いますが、これは、こういう理由もあるのです。会社内で情報が共有されておらず、他のスタッフはノータッチなのです。ですから、バックアップ体制もなく、すべて担当フロントが自分一人でやってたりするんです。これが、地方の小規模管理会社ならまだわかりますが、大手巨大管理会社でもこういうパターンがあるのです。小説「妻恋坂マンション」の管理会社もこんな感じでした。

　マンション管理業界というのは、大手でも（いや、むしろ大手のほうがひどいかも）、人材の流動が激しく、担当フロントが突然退職してしまうこともよくあります。こうなると、そのフロントが蓄積した資料や知見が、一度に全部消えてしまうこともあります。こわいです。「情報は共有されていない」「引き継ぎもちゃんと行われない」からです。


　また、これとは別の話ですが、うちのご近所のマンションに関することで、そこの管理人さんと話がしたいことがありました。でも、そのマンションに行っても、管理人さんは不在。どうやら、フルタイム勤務ではないようで、隔日かなにかのようです。ちょうどとおりがかった住民に話を聞いてみましたが、「私もよくわからないんですよ。普通なら、管理室の壁とかに、勤務曜日とか時間が書いてあると思うんですけど、このマンション、そういう掲示もないし」。たしかに、玄関ホール周辺を見回しても、管理人の勤務日時に関する表示が一切ありませんでした。でも、「管理会社」の名称と電話番号は表示されていたので、そこに電話をかけて聞いてみました。
　「すいません、ホゲホゲマンションの管理人さんの勤務日時を教えてもらえますか？」「え〜と、担当者じゃないとわかりません」「え？　いや、難しい話じゃなくて、ただ出勤日時を知りたいだけなんですが」「他の者ではわかりません。担当者は今不在で」「わかりました。では、その担当者さんが帰社されたら、折り返しお電話ください」「はい、わかりました」とお願いしました。

　これも、なんなんでしょうね。その管理人さんの細かな情報を聞いたわけでなく、ただの「出勤日時」だけなんですけど、「担当者じゃないとわからない」という有様。それでもって、その日のうちには、担当者からの電話もなく・・・

　結局、翌朝、また、直接、そのマンションに行ったら、管理人さんがいて。それで直接会話して用件は済ませましたが。

　「管理会社って、いい加減だなあ」と、再認識した次第です。

　そんなわけなんで、皆さんも管理会社に対して過度の期待はしないでくださいね。お願いします。

　ってなことを書いていたら、2日後、その「担当者」からようやく電話が来て、「すいません、あの日は私は休みだったのに、電話に出た女子社員がそのことを知らずに応対してしまいまして」とのこと。その女子社員も、このフロントの出勤日をわかっていないし、「用件は管理人と直接話して、もう済んだ」ってことを、その管理人から聞いてないってことで。これも、会社内の連携の悪さが露呈しています。

　でもって、そのフロント君。「ところで、ご用件はなんでしょうか？」って聞いてきました。私は、電話応対した女性社員さんに「管理人の出勤日時を教えてほしい」と、ちゃんと用件を具体的に伝えてあるのに、それを聞いてないんです。おまけに、ついでなので、「管理人さんの出勤する曜日と時間を教えてほしいんです」と、本当はすでに知ってるけど、カマをかけて、再度聞いてみたら、「え〜っと、契約書を見ないとわからないので、お時間をいただけますか？　わかったらまた電話します」だって。これくらいの基本事項、頭の中に入ってないのかな？　自分の担当マンションなのに・・・・

　情けねえ。

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