管理人は超つらいよ　　　
マンション管理最前線

理事会の議事進行というのは
どうしても遅い



2020/1
「働き方改革」の影響も

レナウン　ではない「レバノン」に逃げたカルロス・ゴーンが「日本の裁判は遅い。なんで、そんなに時間がかかるんだ！」と怒っていましたが、マンション管理組合の「理事会」の議事進行も、「なんでそんなに遅いの？」と不思議に思うくらい、遅いです。

そして、昨今の事情として、「管理会社内部の”働き方改革””残業代節約”の方針が影響を与えている」という面も出ています。


世の中が「働き改革だ！」と騒ぎになり、数年遅れて、うちの会社でも社長がそれを言い出しました。そこで、実践案として示されたのが、「理事会の回数を減らしてしまえ」というものでして。こういう、はちゃめちゃなことを考えつくのが、「さすが、地方の三流企業の社長だな」と呆れてしまいます。

一般的なマンションの「理事会開催の頻度」というのは、「毎月開催」というのが多いです。「毎月第二土曜日の夜間」とか決めていたりします。うちの会社で管理しているマンション（※賃貸専用は除く）でも、ほとんどが「毎月一回開催」というものなんですが、それを「隔月開催にしてしまおう」とか「急ぎの案件がない時は翌月の理事会をやめてしまおう」とか、とにかく、開催回数を減らそうと、フロント社員が理事会側に仕向けるようになったのです。

マンション管理会社のフロントにとって、一番大変なのが、「理事会の準備」「理事会への出席（その性格上、土日が多いし、夜間というのも多いので、フロントくんとしては本当は出席したくない）」「理事会後の議事録作成などの事務処理」なので、「仕事量を減らすには理事会の開催回数を減らすのが手っ取り早い」と考えたようです。

そして、各マンションの理事会役員も「理事会なんてめんどくさい」「毎月やる必要はねえだろ。管理会社で適当に管理してくれればいいんだよ」「役員の仕事なんかしたくないよ」って、日頃から言っている人ばかりなので、それに乗っかって、フロントが「今はそんなに重大な案件もないですし、来月の理事会はやめましょうか？」なんて言い出せば、「賛成！」「賛成！」「アルカリ性！」とか言う役員ばかりですから、すぐに理事会の開催を減らすことが可能です。


（簡単に流れてしまうのです）


さて、理事会というのは「開催回数が少ないから議事進行が遅い」というだけでなく、その「手法」による遅れというのもあります。
うちのマンションもそうなんですが、「手抜き仕事のフロント」と「ぐうたら役員連中」によって、進行がいっそう遅くなるのです。

具体的に言うと。
理事会ではいろいろなことが審議されますが、その内容が「理事会当日に提示される」のです。事前に資料が配布されません。
「子供の遊び場スペースのブランコが老朽化して危険なんですが、どうしましょうか？」という件が理事会で突然提示されるのです。
こんなもの、実際に、そのブランコを目視しないとなんとも判断ができません。まあ、うちの場合、私が事前に撮影した写真を資料として提示しますので、まだ、まともなほうですが、「管理人にデジカメを持たせていない」他の現場（というか、社内でデジカメを携帯して仕事をしている管理人は私しかいない）では、その写真すら出てきません。
ですから、「あとで、皆さんで現場を見て、それから考えませんか？」ってことになります。もう、これだけで「次回の理事会に繰越」になるわけです。そして、「見ておいて下さい」と言われてもちゃんと見る役員などゼロであり、次回の理事会でも「よくわかんないなあ。うちは子供がいないし・・・・」となり、そんなのが続いて、「この案件は来年度に繰越します」とか「なんとなく立ち消え」とかになります。実際、うちではブランコの修理をするだけで４年かかりました。

よそのマンションでは、「エレベーター機械室の窓ガラスの枠が、2011年3月のの大震災でゆがんでしまい、雨風が中に侵入してくるので修理が必要」となったのですが、「みんなで機械室を見てから考えましょう」ってことになり。しかし、機械室など、容易に入れる場所ではなく、そのために、「いつか行こう」「そのうちに行こう」「管理人さんがいるときじゃないとだめだな」「役員が集まれる日なんかないな」・・・ってことで、2020年現在、まだ修理されていない、なんてことも起きています。



いっぽう、ちゃんとした管理組合＆管理会社だと、理事会開催前に、「審議内容」が伝えられ、「事前に現場を見ておいて下さい。そのうえで審議します」という理事会開催通知が来て、さらに、管理会社の方で、「改善方法を数種類検討しておき」「それぞれにかかる費用の見積もりを取っておいて」「それも事前にコピーして役員に配布済み」って感じで準備をしておき、各役員は理事会前に自分の頭で考えることができます。そうやって、理事会の現場では「あれこれ考える」ではなく「決を採るだけ」みたいにできて、素早く決めることができるのです。
まあ、そういうところでも、理事会の場で異論とか出ると、「じゃあ、その件は時間に持ち越しましょう」とかになりやすく・・・・　やっぱり、意思決定が遅いものなんです。

皆さんのところの「理事会のやり方」「開催回数」、どうなってますか？