マンション管理最前線
管理人は超つらいよ
マンション管理最前線
| 管理組合の「期」「年度」「年」はややこしい |
マンション管理の仕事って、定期総会とか定期検査とか、「ほぼ毎年同じことをしている」という業務が多いです。そのため、総会の議案書とかをPCで作る際は、「あらかじめ用意してある雛形」とか「昨年の総会議案書のワードデータ」とかをもとにして、今年用にちょこちょこっと変えて作ったりします。これが効率的でいい方法なんですが、過去に何度も書いているように、マンション管理の仕事って「フロント一人だけで全部やっている」ことが多く、チェックの目が入りにくいです。このため、大事なお金の数字で、「ひとつ ゼロ が足りなかった」「去年と同じ年月日を使ってしまった」なんていうケアレスミスをよく犯します。
さて、2025/1から新しい勤務先マンションで働いている私ですが、暇な時間を利用して、過去の資料をいろいろ見ています。今は「総会資料」を読みほどいているところなんですが、、、、ちょっとおかしなことに気づきました。
このマンションの建設年は「昭和＠＠年」。だとすると、今期は「第＊＊期」のはずだが、期の数字が一個ずれているのではないか？？？？
何度確認しても、「期」の数字がおかしいのです。担当フロントに聞いてみると、「俺、そんな間違いはしないよ」と最初はいいましたが、「あれ？ たしかにトホホさんが言う通り、1期ずれてるね。全然、気が付かなかったよ。なんでだろ？」
そう、担当フロントも「期がずれているのに気が付かなかった」のです。というか、これでずっと何年もやってたんですから、住民全員、誰も気が付かなかったということです。
これ、気になってしょうがないので、過去の総会議事録や理事会議事録なんかを遡って調べてみました。そうしたら、わかりました。
7年前と8年前の「2年間」、同じ期数が使われていました。要するに、「７年前」の各種資料の「期数」は、「８年前」と同じ数字を使っていて、正しい更新をし忘れていたということです。この時の担当フロントはすでに退職しており、詳細はわかりません。
なお、管理組合の書庫のファイルを見てみると、背表紙は「＠＠＠年度管理組合」となっていて「期数」は書いてありません。期数でファイルを並べていれば、「去年と同じなんておかしいぞ！」と、間違いに気づいたでしょうが、「年度」数しか書いてなかったために誰もミスに気づかなかったのでしょう。
こういうケアレスミスって、けっこうあるもんです。
「年度」もややこしくて、マンションって、「１月から１２月」をひとつの年度にしているところが１００％ではなく、竣工月から年度を開始しているところもあって、「このマンションにおける２０２５年度は、2025年5月1日から2026年4月30日になってます」なんてこともあるんです。
そうなると、「2025年度第11回理事会議事録」を作ったのは、2025年ではなく、2026年の3月だったりするわけです。この「年度」と実際の「年数」のずれ、けっこうややこしくて、これも間違いのもとです。
特に、歴史のあるマンションで、過去の資料がたくさんあるところだと、間違いやすいです。ミスを防ぐには、「2025年度第11回理事会が3/5に開催されました」ではなく、ています。「2025年度（第２７期）第11回理事会が26/3/5に開催されました」と、書いておくのがいいです。多少面倒ですが、大事な書類にミスをしないためには、月日表記ではなく、年月日表記にする、こういう工夫も必要です。
また「元号表記」も、「昭和＆平成＆令和」の３つの元号を使用する古いマンションでは、ややこしくて、間違いのもとなので、西暦統一をおすすめします。
マンション住民の皆さんも「管理会社」を信用するのではなく、最初から疑って、自分の目で確認することをおすすめします。とにかく、管理会社というのは構造的にミスを犯しやすいのです。
